Tudom, mit tettél tavaly nyáron… avagy hol rontják el sokan az új munkatárs beillesztést?
Hurrá, holnap kezd Jeromos/Eufrozina (név tetszés szerint behelyettesíthető), végére értünk a strapás toborzásnak, kiválasztásnak, és megtaláltuk a megfelelő kollégát! Ráadásul meg is tudjuk fizetni! Szimpatikus, szakmai tapasztalata is megfelelő, úgy tűnik, passzol a csapatba. Minden ideális, már nagyon vártuk! Vége a túlterhelt időszaknak, többfelé oszthatók a feladatok.
... egy - két (???) hét múlva:
Hm... lehet, mégsem volt jó döntés felvenni Jeromost/Eufrozinát? Ahhoz képest, milyen jól eladta magát az interjúkon, nem sokat mutatott eddig. pedig már eltelt két hét... hol van a beígért nagy teljesítmény?
Mi történt? Tényleg ennyire nem váltotta be az új munkatárs a reményeinket? Valóban nem felel meg az elvárásoknak? S ha így van, akkor biztos, hogy 100%-ban az új kolléga a felelős?
Vagy (esetleg, talán, minden tökéletességünk ellenére) mi is hibáztunk?
Mutatok 5+1 kényes pontot, ahol elronthatod még a legjobb jelöltet is:
1. Bármennyire furcsa, az első pont, ahol hibázni lehet: hogyan határozod meg az un. munkaköri profilt, vagyis azt, hogy pontosan milyen kollégára van szükség, Mely készségek, képességek, személyiségjegyek lesznek fontosak az új pozícióban? Kulcskérdés, hogy tudd: pontosan milyen feladatkörre keresel új kollégát, és milyen paraméterekkel. Fogalmazd meg az elvárásaidat egyértelműen: mi lesz az a jellemző, akár számszerű mutató, ami a sikert jelzi az első hetekben, hónapokban? Vigyázz, legyél realista: nem lehet mindent néhány nap alatt megtanulni akkor sem, ha valaki mögött sok év szakmai tapasztalat van.
2. Az elvárásokat korrekt módon, pontosan, egyértelműen kommunikáld, már a kiválasztás során, az interjúkon is, majd a belépéskor - és a későbbiekben is ehhez tartsd magad, bármennyire sürgetnéd az időt, a haladást.
3. Ha van nálatok beillesztési folyamat, sokat segít, főleg, ha betartjátok. Ha nincs, akkor mindenképp figyeljetek arra, hogy az új kolléga érkezéskor érezze: itt valóban várták. Ezt azonban ne abból tudja meg, hogy azonnal rázúdítotok egy csomó információt, feladatot, majd két nap múlva már azt várjátok, hogy mindennel képben legyen. Mit jelent, hogy felkészülten fogadjuk az új munkatársat?
- fogadja őt az első napján a HR-es kolléga, ha nincs ilyen a cégnél, akkor a közvetlen vezetője
- legyen kijelölve számára egy mentor, aki mind a szervezeti kérdésekben, mind szakmai témákban segítségére tud lenni, válaszokat ad
- mutassuk be cégen belül a többi kollégának
- munkaeszközei az első napon álljanak rendelkezésre, beleértve a rendszerjogosultságokat is
- kapjon meg minden dokumentációt, leírást, anyagot, amiből tanulni tud már az első napon is
- mondjuk el a betanulás folyamatát, a mérési pontokat
4. A munkaviszony is, mint minden kapcsolat akkor működik jól, ha megvan a kölcsönös bizalom. Ez nehéz olyan felek esetén, akik még csak néhány alkalommal találkoztak. Volt ugyan interjú, általában több is, de az alapos kiválasztás is csak az ismerekedési szakasz kezdete. Az új kolléga biztos igyekezni fog, hogy a legjobb formáját hozza. Ez lehet, hogy stresszt is okoz, ami átmenetileg visszavetheti a teljesítményt. Ekkor nagyon fontos a támogatás, a biztatás, a türelem. Biztosítsuk arról, hogy létezik a türelmi idő, ésszerű határok és a korábban megbeszéltek szerint. Hiszen nem csupán a cég kockáztatott az új kolléga felvételével: ő is éppen annyi kockázatot vállalt, sőt, talán többet is. Közös feladat, hogy mindenki elégedett legyen a megkötött megállapodással.
5. Gondolj bele: neked, nektek ő az egyedüli újdonság. Ezzel szemben neki mindenki és minden az. Sőt, emellett mindenki árgus szemekkel figyeli: beváltja-e a hozzá fűzött reményeket, megfelel-e az elvárásoknak? Ez bizony le is blokkolhatja az izgulósabb "vizsgázókat". Ilyen esetben nagyon fontos a vezető, és/vagy egy mentor támogatása, megerősítése. Ne csak a szavainkkal, metakommunikációnkkal is sugalljuk: nem hagyjuk őt egyedül a betanulási idő, a próbaidő alatt. Beszéljünk a kollégákkal is, kérjünk tőlük is türelmet, odafigyelést. Kb. 21 nap, amíg felveszünk és beépítünk új szokásokat, ritmust, gyakorlatokat. Vagyis minimum 3 hét, amíg valamennyire alkalmazkodik az új kolléga a környezethez, a szokásokhoz, az emberekhez. Eközben pedig már teljesítményt is kell nyújtania. Legyünk vele empatikusak. Sokkal jobban megéri néhány nap plusz türelem, ismétlés, mint újra kezdeni az egész keresést.
+1. Az első néhány hétben akár naponta ülj le vezetőként új kollégáddal: beszéljétek meg, mi történt aznap, hogyan halad, mennyire hasznos a mentorálás, mi segítené még a minél gyorsabb beilleszkedést. Tegye fel a kérdéseit, kapjon rá használható válaszokat. Egyeztessétek a következő nap teendőit is. (ebben segít, ha van egy beillesztési program, egy forgatókönyv arról, mi fog történni napra lebontva az új munkatárssal az első 3 hónapban). Három hét eltele után már elég, ha ritkábban egyeztettek, szükség szerint. Fontos, hogy ne maradjanak el ezek a megbeszélések "időhiányra" hivatkozva. Látni fogjuk, bőven megéri a befektetett idő és energia.
Nálad még nincs (vagy nem jól működik) beillesztési folyamat? Kérj egy ingyenes konzultációt és segítünk!
Bartha Anikó
HR csapatépítész